Электронный журнал записи клиентов

Почему тетрадь и таблица перестают работать

Бумажный журнал записи хорош, пока клиентов немного и все они записываются по телефону. Потом начинаются зачёркивания при переносах, записи карандашом «под вопросом» и поиски номера телефона на прошлых страницах. Тетрадь нельзя открыть из дома, а если она потерялась — вместе с ней пропала вся база.

Таблица в Excel или Google Таблицах решает часть проблем, но добавляет свои. Она не знает, сколько длится услуга, и не мешает записать двух клиентов на одно время. Клиент не может посмотреть её и выбрать окно сам — всё равно приходится переписываться.

Что умеет электронный журнал

МойАдминистратор — это журнал записи, который ведёт себя как администратор. Он знает ваш график, длительность каждой услуги и паузу после неё, поэтому не допустит пересечений — ни при онлайн-записи, ни когда вы добавляете запись сами.

• Календарь записей на день и на неделю
• Онлайн-запись по личной ссылке: клиент видит только свободное время
• Ручная запись, перенос и отмена в пару касаний
• Статусы визита: подтверждена, отменена, состоялась, неявка
• Заметки к записи и о клиенте, которые видите только вы
• База клиентов, которая пополняется сама

Статусы визитов и неявки

Каждая запись проходит путь от подтверждения до визита. После приёма отметьте, состоялся ли он или клиент не пришёл. Отменённые записи не исчезают бесследно: время освобождается для других клиентов, а в журнале остаётся отметка об отмене.

Со временем журнал покажет то, чего не видно в тетради: кто из клиентов приходит регулярно, а кто часто пропускает визиты. С такими клиентами можно договориться о предоплате или более удобном для них времени.

Цена на момент записи

Когда вы поднимаете цены, старые записи не меняются. Журнал запоминает название, стоимость и длительность услуги на момент записи. Клиент, записавшийся месяц назад, придёт по той цене, которую видел, а вы не запутаетесь, сколько с него брать.

Заметки и база клиентов

Каждый клиент, записавшийся онлайн, попадает в базу автоматически: имя и телефон уже там. Телефоны хранятся в зашифрованном виде. В заметке о клиенте держите то, что важно помнить: аллергии, предпочтения, о чём договорились. В заметке к записи — детали конкретного визита.

Журнал открывается с телефона и компьютера, поэтому вы видите записи на завтра, даже если вы не в кабинете. А клиенты, подписавшиеся на уведомления в MAX, сами узнают о переносе или отмене.

Как перейти с тетради на электронный журнал

Переход занимает один вечер. Зарегистрируйтесь, добавьте услуги с ценой и длительностью и задайте рабочие часы. Затем перенесите из тетради записи на ближайшие недели: выберите клиента, услугу и время. Клиенты, которых ещё нет в базе, добавляются в процессе.

Дальше новые клиенты записываются сами по ссылке, а старые записи постепенно заканчиваются. Через месяц вся история уже в электронном журнале, а тетрадь можно убрать на полку как архив.